Thủ tục công chứng mua bán nhà, đất và tài sản trên đất được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014 thì hai bên bán/tặng cho và mua/được tặng cho sẽ chuẩn bị một bộ hồ sơ để công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà, đất bao gồm các giấy tờ như sau:

Đối với bên bán/tặng cho:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà.
• Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu (của cả vợ và chồng nếu đã kết hôn).
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (giấy đăng ký kết hôn) hoặc giấy xác minh tình trạng độc thân.
• Hợp đồng ủy quyền (nếu bán thay người khác).

Đối với bên mua/được tặng cho:

• Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu (của cả vợ và chồng nếu đã kết hôn).
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (giấy đăng ký kết hôn) hoặc giấy xác minh tình trạng độc thân.
• Phiếu yêu cầu công chứng điền theo mẫu của tổ chức hành nghề nơi làm công chứng.

Các bên có thể soạn trước hợp đồng hoặc đến các văn phòng công chứng làm dịch vụ soạn thảo hợp đồng.

Trình tự, thủ tục tiến hành công chứng mua bán nhà, đất và tài sản trên đất như sau:

• Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu công chứng

Công chứng viên khi tiếp nhận hồ sơ mà đánh giá được một trong hai bên không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thì có quyền từ chối yêu cầu công chứng. Ngoài ra, nếu hồ sơ đầy đủ, đúng pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng; còn nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì yêu cầu hai bên bổ sung thêm trước khi thụ lý.

• Bước 2. Thực hiện công chứng

Sau khi hoàn tất việc ghi vào sổ công chứng thì Công chứng viên tiến hành việc kiểm tra dự thảo hợp đồng đối với trường hợp hai bên đã soạn sẵn hợp đồng. Nếu đáp ứng đủ các điều kiện pháp lý thì tiến hành công chứng, nếu chưa đáp ứng đủ hoặc có điều khoản trong hợp đồng vi phạm thì yêu cầu sửa, nếu không sửa thì từ chối công chứng.

Nếu hai bên chưa soạn sẵn hợp đồng thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Hai bên đọc lại toàn bộ hợp đồng để kiểm tra và xác nhận vào hợp đồng. Người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng (việc ký phải thực hiện trước mặt công chứng viên). Công chứng viên ghi lời chứng, ký và đóng dấu.

Những lưu ý khi công chứng hợp đồng mua bán đất:

• Phải công chứng tại các tổ chức công chứng trong phạm vi tỉnh thành nơi có nhà, đất.
• Được công chứng tại tổ chức công chứng: Gồm Phòng công chứng (đơn vị sự nghiệp của Nhà nước) và Văn phòng công chứng (tư nhân).
• Thời hạn công chứng: Thường không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp mà hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.